Provocările organizatorilor de evenimente și cum poate inEvent.ro să ajute

Brian Ludwig, Sales Senior VP la Cvent, a primit la un moment dat la întrebarea “Care este cea mai mare nevoie cu care se confruntă organizatorii de evenimente?”. [interviul aici]

Deși discuția în sine este una ceva mai complicată, răspunsul său a fost unul simplu și la subiect. Din punct de vedere tehnologic, un event planner are nevoie de:

  • posibilitatea de a face înregistrări la evenimente
  • procesare din punct de vedere financiar (proforme, facturi)
  • tool pentru e-mail marketing (pentru a trimite invitații, remindere, newsletters, etc.)
  • tool-uri de management al bugetului
  • tool-uri de administrare a biletelor/ecusoanelor de acces
  • unelte mobile pentru o administrare mai ușoară și control permanent
  • situații statistice pentru raportare și viziune de ansamblu

Sigur, sunt aplicații pe piață care oferă toate cele de mai sus, plus probabil și altele feature-uri. Lista se poate extinde la nevoi specifice ale fiecărui organizator.
În schimb, extinzând lista de nevoi, mărești și lista de aplicații de care ai nevoie. Ajungi să folosești același număr de aplicații precum nevoile pe care le satisfac și utilizarea lor poate fi una dificilă și ineficientă. În plus, integrarea tuturor aplicațiilor este de cele mai multe ori inexistentă și generează workload administrativ suplimentar.

Majoritatea aplicațiilor software care satisfac nevoile organizatorilor de evenimente din România sunt oferite de firme din străinatate. Astfel, pe lângă neplăcerea de a lucra cu multe aplicații neintegrate între ele, mai intervine și dificultatea de comunicare și de stabilire a unor relații de business cu o companie străină.

Revenind la lista de mai sus a lui Brian, inEvent.ro bifează 5 din cele 7 puncte. Pe platforma inEvent ai toate uneltele necesare pentru a administra înregistrările la eveniment, o viziune din punct de vedere financiar a facturilor și biletelor vândute, gestionarea invitațiilor la eveniment prin campanii de e-mailing și integrare în social media, automatizarea proceselor de creare a proformelor, facturilor și biletelor/ecusoanelor de acces și, nu în ultimul rând, grafice, rapoarte și situații predefinite sau personalizate pentru situații statistice și o viziune de ansamblu asupra indicatorilor de performață pentru eveniment .

Un tool foarte puternic de marketing, ce funcționeaza ca incentive pentru participanti, este zona de reduceri. Fie că se numește Early Bird, fie că sunt coduri promoționale oferite cazurilor speciale, fie că sunt reduceri de grup atunci când mai multe persoane din cadrul aceleiași companii își manifestă intenția de a participa la eveniment, toate aceste unelte ajută organizatorul să își promoveze evenimentul și să aducă mai mulți participanti în sală.

Pe inEvent.ro vei găsi o flexibilitate foarte mare din punct de vedere al opțiunilor de personalizare în zona de reduceri. Bineînțeles că totul este automatizat, pentru organizator fiind necesar doar un minim de efort inițial în a defini parametrii de configurare a codurilor promoționale, a reducerilor de grup sau a categoriilor de bilete.

Nu ne așteptăm să ne credeți pe cuvânt că putem face toate cele de mai sus, prin urmare vă rugăm să testați – este gratis. Cu ocazia asta vă puteți da seama dacă suntem utili pentru nevoile voastre și dacă aducem plus valoare proiectelor pe care le derulați.

Ne puteți contacta oricând pentru detalii și pentru suport în utilizarea platformei.

Share this:

Leave a Reply